Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Studentenwerk Weiße Rose e.V.
Briachstraße 10
88250 Weingarten
Telefon: +49 (0) 751 560838-0
E-Mail: info@studentenwerk-ev.de

Vertreten durch den Vorstand (siehe Impressum).

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, IP-Adresse).

Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen (z. B. Bewerbung um einen Wohnheimplatz, Mietverhältnis)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse
• § 25 Abs. 1 und 2 TDDDG – Speichern von und Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät (z. B. Cookies)

Ihre Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Hosting

Diese Website und unsere E-Mail-Postfächer werden bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp, Deutschland, gehostet. Die Server befinden sich in Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung der Website.

4. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erhebt der Hoster automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge
• HTTP-Statuscode
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Browsertyp und -version, Betriebssystem

Die Verarbeitung erfolgt zur Auslieferung der Website, zur Gewährleistung der Systemsicherheit sowie zur Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Fehlerprotokolle (Error-Logs) werden nach sieben Tagen gelöscht. In den Zugriffsprotokollen (Access-Logs) wird die IP-Adresse spätestens nach 60 Tagen anonymisiert. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

5. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am Schloss-Symbol und an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Bei aktivierter Verschlüsselung können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

6. Cookies und Einwilligungsverwaltung (Complianz)

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die in Ihrem Browser gespeichert werden. Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein. Alle anderen Cookies und vergleichbaren Technologien verwenden wir nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Zur Verwaltung Ihrer Einwilligungen nutzen wir das WordPress-Plugin „Complianz“ (Complianz B.V., Kalmarweg 14-5, 9723 JG Groningen, Niederlande). Das Plugin läuft auf unserem eigenen Server; es werden keine Daten an den Hersteller übermittelt. Ihre Auswahl wird in Cookies mit dem Präfix „cmplz_“ in Ihrem Browser gespeichert, damit wir sie bei weiteren Besuchen berücksichtigen können. Diese Cookies werden nach 365 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Button „Zustimmung verwalten“ unten auf der Seite ändern oder widerrufen. Eine Übersicht der eingesetzten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

7. Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten und Symbole werden lokal von unserem Server geladen. Eine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern findet dabei nicht statt.

8. Barrierefreiheits-Werkzeug „Ally“ (Elementor)

Um Besucherinnen und Besuchern die Anpassung der Darstellung zu ermöglichen (z. B. größere Schrift, höherer Kontrast, Lesemaske), binden wir das Barrierefreiheits-Werkzeug „Ally“ der Elementor Ltd., Tel Aviv, Israel, ein. Das Skript wird von Servern der Elementor Ltd. (cdn.elementor.com) geladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse sowie technische Angaben zu Ihrem Browser an Elementor übermittelt. Ihre im Werkzeug gewählten Einstellungen werden lokal im Speicher Ihres Browsers (Local Storage) abgelegt. Eine Auswertung der Nutzung (Analytics) ist deaktiviert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem möglichst barrierearmen Zugang zu unseren Inhalten. Die Speicherung Ihrer Einstellungen im Browser erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da sie für die von Ihnen gewünschte Funktion erforderlich ist. Für Israel liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Weitere Informationen: https://elementor.com/about/privacy/

9. Kontaktaufnahme (Kontaktformular, E-Mail, Telefon)

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt Ihrer Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Anschlussfragen. Das gilt auch für Anfragen zur Ausleihe von Büchern aus unserer Hausbücherei oder zur Ausleihe der Ausstellung „Galerie der Aufrechten“.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten aus dem Kontaktformular werden per E-Mail an uns übermittelt. Wir löschen Ihre Daten, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Zum Schutz vor Spam setzen wir eine lokal auf unserem Server ausgeführte Sicherheitsabfrage ein; dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.

10. Online-Schadenmeldung

Mieterinnen und Mieter unserer Wohnheime können Schäden über unser Online-Schadenmeldeformular melden. Wir verarbeiten dabei Wohnheim, Zimmernummer, Name, die Schadenbeschreibung sowie Ihre Angabe, ob Arbeiten auch in Ihrer Abwesenheit ausgeführt werden dürfen. Die Angaben verwenden wir zur Bearbeitung der Meldung und geben sie, soweit erforderlich, an unsere Hausmeister bzw. beauftragte Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe weiter.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mietverhältnisses). Ihre Zustimmung zum Betreten des Zimmers in Ihrer Abwesenheit können Sie jederzeit widerrufen. Die Daten werden gelöscht, sobald die Meldung erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten oder Gewährleistungsfragen mehr bestehen.

11. Online-Bewerbung um einen Wohnheimplatz

Für die Bewerbung um einen Wohnheimplatz nutzen wir ein Online-Formular unter bewerbung.studentenwerk-weisserose.de. Verantwortlich ist auch hierfür das Studentenwerk Weiße Rose e.V. Das Formular wird von uns selbst auf einem eigenen Server in Weingarten betrieben; eine Übermittlung an externe Dienstleister findet dabei nicht statt. Wir verarbeiten die von Ihnen eingegebenen Daten, insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Mobilfunknummer), Hochschule und Studiengang, gewünschtes Wohnheim und Einzugstermin sowie Ihre Bemerkungen (z. B. Angaben zur Motivation für die Heimselbstverwaltung).

Zweck ist die Aufnahme in unsere Warteliste, die Zimmervergabe und die Vorbereitung des Mietvertrags. Die Angabe zur Staatsangehörigkeit nutzen wir, weil wir einen Teil der Wohnheimplätze an internationale Studierende vergeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Haben Sie in Ihrer Bewerbung angegeben, sich in der studentischen Heimselbstverwaltung engagieren zu wollen, entscheidet über diese Bewerbung ein Gremium aus Vertreterinnen und Vertretern der Heimselbstverwaltung, der Verwaltung und dem Vereinsvorstand. Die studentischen Vertreterinnen und Vertreter erhalten Ihre Bewerbung dafür nur in anonymisierter Form.

Können wir Ihnen zum gewünschten Einzugstermin kein Zimmer anbieten, wird Ihr Antrag acht Wochen nach Ablauf des gewünschten Einzugstermins gelöscht. Kommt ein Mietverhältnis zustande, werden die Daten Bestandteil der Mieterakte und nach Ende des Mietverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

12. Spenden

Unsere Erinnerungsarbeit können Sie per Überweisung oder über PayPal unterstützen. Bei einer Überweisung erhalten wir Name, Bankverbindung und Betrag von unserer Bank. Wählen Sie PayPal, werden Sie auf die Seite der PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, weitergeleitet. PayPal verarbeitet Ihre Daten dann in eigener Verantwortung; Informationen dazu finden Sie unter https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full. Von PayPal erhalten wir Name, E-Mail-Adresse und Betrag Ihrer Spende.

Wir verarbeiten diese Daten zur Abwicklung der Spende und gegebenenfalls zur Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO). Buchungsbelege bewahren wir entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben bis zu zehn Jahre auf.

13. Links zu anderen Websites

Unsere Seiten enthalten Links zu externen Angeboten (z. B. zu YouTube, Deutschlandradio, Ausstellungsorten oder zur Website unserer Kindertagesstätte). Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen. Für die Verarbeitung dort ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

14. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Website: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

16. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben können wir Ihre Anfrage, Schadenmeldung oder Bewerbung jedoch nicht bearbeiten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.